Je was bij de break-out "AI — de boot gemist?" op het 30-jarig jubileum van Regitel. Hier vind je alles om het zelf te doen: een stappenplan, de bestanden uit de demo en de do's en don'ts.

Wat je zag

In de demo maakte AI van een gewone klantmail een concept-offerte, met de prijslijst en de rekenregels van een verzonnen hekwerkbedrijf. Geen IT-project: een account, een paar documenten en duidelijke instructies. Op precies dezelfde manier maak je een vraagbaak voor HR-vragen, procedures of productinformatie.

Wat heb je nodig?

• Een account bij Claude (claude.ai). Om te beginnen is een gratis account genoeg: daarmee maak je tot vijf projecten. Een betaald abonnement geeft meer gebruiksruimte.

• Samenwerken? Om een project met collega's te delen heb je een Team- of Enterprise-abonnement nodig.

• De documenten die een medewerker nu ook opzoekt: prijslijst, rekenregels, voorwaarden, handboek of procedures.

Werk je met ChatGPT? Het werkt hetzelfde, alleen heten de knoppen anders.
Project maken: links in het menu bij Projects, kies New project.
Documenten toevoegen: in het project via Add files.
Instructies: rechtsboven op de drie puntjes (•••), dan Project settings.

Stappenplan (±15 minuten)

Doe de demo zelf na

Download de bestanden van het verzonnen bedrijf Maasdal Hekwerk BV:

Prijslijst (Excel)Offerteregels (PDF)Projectinstructies (TXT)Voorbeeld-klantmail (TXT)

Maak een project en upload de prijslijst en de offerteregels bij de projectkennis (Context). Plak de projectinstructies bij de instructies (Instructions) van het project. Open een nieuwe chat in het project, plak de klantmail en typ eronder: "Maak hier een concept-offerte van." Wil je een document? Typ daarna: "Maak er een Word-bestand van."

Kijk vooral naar het blok met aannames en open vragen: dat zijn precies de punten die een medewerker nog controleert. Werkt het? Zet dan je eigen prijslijst en regels erin.

Voorbeeld: instructies voor een HR-vraagbaak

Kopieer deze tekst naar de instructies van je project en vul je bedrijfsnaam in.

Je bent de vraagbaak voor medewerkers en leidinggevenden van [bedrijfsnaam].
Beantwoord vragen alleen op basis van de documenten in de projectkennis (cao, personeelshandboek, procedures).
Noem bij elk antwoord het document en het hoofdstuk of artikel waar het staat.
Staat het antwoord er niet in, of gaat het om een persoonlijke situatie? Zeg dat dan en verwijs naar HR.
Antwoord kort en in gewone taal.

Do's en don'ts

✓ Doen

• Begin klein: één taak, één project.

• Laat AI de bron noemen, en laat hem zeggen wanneer iets niet in de documenten staat.

• Laat aannames en open vragen apart zetten, zodat je weet wat je moet checken.

• Test met vragen waarvan je het antwoord al weet.

• Houd de documenten actueel en spreek af wie dat doet.

• Laat een mens alles controleren voordat het naar een klant of collega gaat.

✗ Niet doen

• Geen persoonsgegevens, personeelsdossiers of vertrouwelijke klantgegevens in een project.

• Geen oude en nieuwe versies van hetzelfde document naast elkaar.

• Niet blind vertrouwen op getallen: reken de belangrijkste na.

• Niet vergeten: wie toegang heeft tot een gedeeld project, ziet alle documenten en instructies.

• Niet beginnen bij de vraag welk AI-model je nodig hebt. Begin bij hoe je het werk nu doet.

Tip: kijk bij een persoonlijk account in de privacy-instellingen of je gesprekken gebruikt mogen worden om AI-modellen te verbeteren, en zet dat naar wens uit.

Deze sessie was een samenwerking van Regitel en MKB Limburg, met dank aan Red Square, The Banana's en GE-support.
Maasdal Hekwerk BV is een verzonnen bedrijf. Alle namen, prijzen en gegevens in de demobestanden zijn fictief.